Przedsiębiorstwo może być rentowne, regularnie zdobywać nowych klientów i generować zysk, a mimo to znaleźć się w poważnych kłopotach finansowych. Wystarczy kilka opóźnionych płatności, utrata dużego kontrahenta albo niespodziewany wydatek.
Dlatego jednym z podstawowych elementów bezpieczeństwa biznesu jest rezerwa gotówkowa.
Nie chodzi o trzymanie pieniędzy „bez powodu”. Poduszka finansowa daje przedsiębiorcy czas na reakcję wtedy, kiedy sytuacja rozwija się inaczej, niż zakładano.
Zysk na papierze nie oznacza pieniędzy na koncie
To jedno z najważniejszych rozróżnień w biznesie.
Firma może wystawić fakturę na 100 tys. zł i wykazać przychód, ale klient ma 60 dni na zapłatę.
W tym czasie przedsiębiorstwo nadal musi wypłacać wynagrodzenia, płacić podatki, czynsz oraz dostawców.
Jeżeli kilku dużych klientów opóźni przelewy, firma może mieć problem z płynnością mimo dobrej rentowności.
Właśnie dlatego przedsiębiorcy powinni obserwować nie tylko wynik finansowy, ale również przepływy pieniężne.
Jeden klient może być dużym ryzykiem
W małych i średnich firmach często zdarza się, że kilku największych klientów odpowiada za znaczną część sprzedaży.
Dopóki współpraca przebiega dobrze, model wydaje się stabilny.
Problem pojawia się, gdy największy kontrahent zmienia dostawcę, ogranicza zamówienia albo sam zaczyna mieć kłopoty finansowe.
Utrata klienta odpowiadającego za 30 proc. przychodów może w ciągu jednego miesiąca całkowicie zmienić sytuację przedsiębiorstwa.
Rezerwa finansowa daje wtedy czas na znalezienie nowych kontraktów bez podejmowania desperackich decyzji.
Nieprzewidziane wydatki są częścią biznesu
Awaria samochodu, uszkodzenie maszyny, konieczność wymiany serwera, reklamacja dużego zamówienia czy nagły wzrost kosztów materiałów – takich sytuacji nie da się całkowicie wyeliminować.
Można się jednak na nie przygotować.
Jeżeli firma nie posiada żadnej rezerwy, nawet pojedynczy większy wydatek może wymagać skorzystania z drogiego finansowania albo przesunięcia innych płatności.
Poduszka finansowa pozwala pokryć niespodziewany koszt bez destabilizowania działalności.
Ile pieniędzy powinna mieć firma?
Nie istnieje jedna uniwersalna kwota.
Dużo zależy od rodzaju działalności, stałych kosztów, sezonowości oraz stabilności przychodów.
Firma usługowa mająca niewielkie koszty stałe może potrzebować mniejszej rezerwy niż przedsiębiorstwo produkcyjne zatrudniające kilkadziesiąt osób i utrzymujące kosztowny park maszynowy.
Dobrym punktem odniesienia jest analiza miesięcznych kosztów stałych.
Właściciel powinien wiedzieć, ile pieniędzy firma potrzebuje miesięcznie nawet wtedy, kiedy sprzedaż nagle spadnie.
Wtedy można określić, na ile miesięcy działalności wystarczyłaby posiadana gotówka.
Rezerwa pozwala podejmować lepsze decyzje
Brak gotówki bardzo szybko zmienia sposób podejmowania decyzji.
Firma może przyjmować nieopłacalne zlecenia tylko dlatego, że potrzebuje natychmiastowego wpływu pieniędzy.
Może zgadzać się na niekorzystne warunki kontraktu albo sprzedawać majątek w złym momencie.
Przedsiębiorstwo posiadające rezerwę ma większą swobodę.
Może odmówić klientowi proponującemu nierentowną cenę albo spokojnie przeczekać chwilowy spadek zamówień.
Poduszka finansowa jest więc nie tylko zabezpieczeniem. Daje również większą siłę negocjacyjną.
Rezerwę warto budować stopniowo
Odłożenie dużej kwoty w jednym miesiącu może być trudne. Znacznie prostsze jest regularne odkładanie części zysku.
Można ustalić zasadę, że określona część miesięcznej nadwyżki trafia na oddzielny rachunek.
Ważne, aby pieniędzy tych nie traktować jako zwykłego budżetu inwestycyjnego.
Jeżeli rezerwa jest co kilka miesięcy wydawana na nowe wyposażenie czy marketing, przestaje pełnić swoją podstawową funkcję.
Bezpieczeństwo daje możliwość rozwoju
Może się wydawać, że pieniądze pozostające na rachunku niczego nie robią. W rzeczywistości kupują firmie coś bardzo cennego – czas.
Czas na znalezienie klienta, naprawienie błędu, zmianę modelu sprzedaży albo przeczekanie gorszej koniunktury.
W biznesie nie wszystkie problemy da się przewidzieć. Można natomiast przygotować się finansowo na to, że wcześniej czy później któryś z nich się pojawi.
Firma posiadająca odpowiednią rezerwę nie musi wtedy walczyć o przetrwanie od pierwszego dnia kryzysu. Może skupić się na jego rozwiązaniu.
