Automatyzacja stała się jednym z najczęściej powtarzanych haseł biznesowych. Programy wystawiają faktury, systemy wysyłają wiadomości, magazyny aktualizują stany, a algorytmy przygotowują raporty. Możliwości jest coraz więcej, dlatego łatwo dojść do wniosku, że każda czynność wykonywana ręcznie jest oznaką zacofania.
To nie zawsze prawda.
Automatyzacja może znacznie poprawić efektywność firmy, ale źle wdrożona potrafi również stworzyć dodatkową warstwę komplikacji.
Najpierw proces, później narzędzie
Najczęstszy błąd polega na kupowaniu systemu przed dokładnym zrozumieniem problemu.
Firma widzi reklamę nowego programu i dochodzi do wniosku, że dzięki niemu usprawni sprzedaż, księgowość czy obsługę klientów.
Po kilku miesiącach okazuje się, że pracownicy nadal wykonują część działań ręcznie, a dodatkowo muszą jeszcze uzupełniać dane w nowym systemie.
Automatyzowanie źle zaprojektowanego procesu zwykle nie rozwiązuje problemu. Często tylko przyspiesza jego powielanie.
Najpierw warto więc uprościć sam sposób pracy.
Powtarzalne czynności są najlepszym kandydatem
Największy sens ma automatyzowanie zadań wykonywanych często i według podobnego schematu.
Może to być wysyłanie potwierdzeń zamówień, generowanie dokumentów, przypomnienia o płatnościach, aktualizacja stanów magazynowych czy przygotowywanie cyklicznych raportów.
Jeżeli pracownik wykonuje tę samą operację kilkadziesiąt razy dziennie, nawet niewielka oszczędność czasu zaczyna mieć znaczenie.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku czynności wykonywanej raz na kilka miesięcy.
Budowanie skomplikowanej automatyzacji może zająć więcej czasu niż ręczne wykonanie zadania przez kilka kolejnych lat.
Automatyzacja powinna usuwać pracę, a nie ją przenosić
Niektóre systemy wyglądają efektownie podczas prezentacji, ale w codziennym użytkowaniu tworzą nowe obowiązki.
Pracownik musi dodatkowo wprowadzać dane, poprawiać błędy integracji albo kontrolować, czy proces zadziałał prawidłowo.
Formalnie zadanie zostało zautomatyzowane, ale czas pracy wcale się nie zmniejszył.
Dlatego po wdrożeniu warto mierzyć rzeczywisty efekt.
Ile minut trwał proces wcześniej?
Ile trwa teraz?
Ile błędów pojawia się przed i po zmianie?
Czy pracownicy rzeczywiście korzystają z systemu?
Nie każdy kontakt z klientem powinien obsługiwać automat
Automatyzacja jest szczególnie kusząca w obsłudze klienta.
Automatyczne odpowiedzi, formularze i chatboty mogą przyspieszać obsługę prostych pytań. Problem pojawia się wtedy, kiedy klient nie ma możliwości szybkiego kontaktu z człowiekiem.
Im bardziej nietypowa lub kosztowna sprawa, tym większe znaczenie ma indywidualna rozmowa.
Automatyzacja powinna więc usuwać rutynę, a nie budować mur między firmą a klientem.
Koszt wdrożenia to nie tylko cena programu
Przedsiębiorcy często analizują głównie miesięczny abonament.
Tymczasem rzeczywisty koszt może obejmować wdrożenie, konfigurację, integrację z innymi systemami, szkolenia pracowników oraz późniejsze utrzymanie.
Do tego dochodzi koszt zmiany nawyków.
Nowe narzędzie może przez pierwsze tygodnie wręcz spowolnić organizację, zanim pracownicy nauczą się z niego korzystać.
Dlatego warto policzyć, po jakim czasie inwestycja powinna się zwrócić.
Automatyzacja uwalnia ludzi od rutyny
Największą wartością nie musi być redukcja zatrudnienia.
Znacznie częściej automatyzacja pozwala pracownikom poświęcić więcej czasu na czynności wymagające wiedzy, kreatywności albo kontaktu z klientami.
Handlowiec nie musi ręcznie przepisywać danych do kilku arkuszy. Księgowość nie musi wysyłać dziesiątek identycznych przypomnień. Magazyn nie aktualizuje ręcznie stanów w kilku kanałach sprzedaży.
Technologia przejmuje prostą, powtarzalną pracę.
Automatyzować warto rozsądnie
Najlepszym podejściem jest wybieranie procesów, w których korzyść można łatwo zmierzyć.
Jeżeli jakaś czynność pochłania wiele godzin miesięcznie, jest powtarzalna i podatna na błędy, warto sprawdzić możliwość automatyzacji.
Jeżeli natomiast proces jest rzadki, ciągle się zmienia i wymaga indywidualnych decyzji, człowiek może pozostać znacznie bardziej efektywny.
Celem nie jest przecież posiadanie najbardziej zautomatyzowanej firmy. Celem jest firma działająca sprawnie.
