W wielu małych przedsiębiorstwach właściciel przez długi czas jest jednocześnie sprzedawcą, kierownikiem, osobą odpowiedzialną za marketing i człowiekiem rozwiązującym wszystkie nagłe problemy. Na początku taki model działa całkiem dobrze. Firma jest niewielka, zespół liczy kilka osób, a większość decyzji można podejmować niemal od ręki.
Problem pojawia się wraz ze wzrostem organizacji. W pewnym momencie właściciel zaczyna spędzać większość dnia na odpowiadaniu na pytania pracowników zamiast na rozwoju biznesu.
To często pierwszy sygnał, że potrzebna jest dodatkowa warstwa zarządzania.
Wszystkie decyzje przechodzą przez jedną osobę
Właściciel firmy może przez lata przyzwyczaić zespół, że każdą decyzję trzeba z nim konsultować.
Czy można przyznać klientowi rabat? Trzeba zapytać właściciela.
Czy można zamówić nowe wyposażenie? Właściciel musi zatwierdzić.
Czy pracownik może zmienić termin realizacji? Kolejne pytanie trafia do właściciela.
Przy kilku pracownikach nie jest to szczególnie uciążliwe. Przy kilkunastu albo kilkudziesięciu zaczyna całkowicie blokować organizację.
Właściciel staje się wąskim gardłem.
Brak czasu na rozwój firmy
Jednym z najbardziej charakterystycznych sygnałów jest brak czasu na zadania strategiczne.
Przedsiębiorca chciałby rozwijać nowe produkty, pozyskiwać dużych klientów, analizować konkurencję czy planować inwestycje, ale większość dnia zajmuje mu bieżąca działalność.
Telefony, reklamacje, grafiki, urlopy, konflikty i problemy operacyjne pochłaniają cały dzień.
W takiej sytuacji zatrudnienie menedżera nie jest dodatkowym kosztem administracyjnym. Może stać się sposobem na odzyskanie czasu właściciela.
Menedżer nie powinien być tylko przekazicielem informacji
Częstym błędem jest zatrudnienie kierownika, który w praktyce nie ma żadnej samodzielności.
Pracownicy zgłaszają mu problem, on przekazuje go właścicielowi, a następnie wraca z odpowiedzią.
Powstaje dodatkowy poziom komunikacji, ale firma wcale nie działa szybciej.
Dobry menedżer powinien mieć jasno określony zakres odpowiedzialności i możliwość podejmowania decyzji.
Jeżeli odpowiada za dział sprzedaży, powinien znać zasady dotyczące rabatów, celów, zatrudnienia czy podziału klientów.
Jeżeli odpowiada za produkcję, musi mieć możliwość organizowania pracy zespołu bez pytania właściciela o każdy szczegół.
Najlepszy pracownik nie zawsze zostanie najlepszym kierownikiem
W wielu firmach awans na stanowisko menedżerskie otrzymuje osoba osiągająca najlepsze wyniki.
Najlepszy handlowiec zostaje kierownikiem sprzedaży. Najbardziej doświadczony pracownik produkcji zostaje brygadzistą.
Nie zawsze jest to właściwa decyzja.
Zarządzanie wymaga innych kompetencji niż samodzielne wykonywanie pracy. Menedżer musi potrafić delegować zadania, rozwiązywać konflikty, udzielać informacji zwrotnej i organizować pracę innych osób.
Świetny specjalista może wcale nie czuć się dobrze w takiej roli.
Kiedy jest właściwy moment?
Nie istnieje jedna liczba pracowników, po której firma automatycznie potrzebuje menedżera.
Dużo zależy od charakteru działalności.
W jednej organizacji właściciel może bez problemu zarządzać zespołem piętnastu osób. W innej już przy ośmiu pracownikach liczba codziennych decyzji jest ogromna.
Dobrym sygnałem jest moment, w którym właściciel spędza większość czasu na koordynowaniu pracy innych osób.
Jeżeli zamiast rozwijać przedsiębiorstwo głównie odpowiada na pytania operacyjne, warto pomyśleć o zmianie struktury.
Pierwszy menedżer zmienia również rolę właściciela
Zatrudnienie kierownika nie rozwiąże problemu, jeżeli przedsiębiorca nadal będzie ingerował w każdą decyzję.
To jedna z najtrudniejszych zmian.
Właściciel, który przez lata kontrolował wszystkie procesy, musi zaakceptować, że część decyzji będzie podejmowana bez niego.
Nie oznacza to utraty kontroli. Zmienia się tylko jej forma.
Zamiast sprawdzać każde zadanie, warto kontrolować wyniki: sprzedaż, jakość, terminowość, koszty czy zadowolenie klientów.
Delegowanie jest warunkiem dalszego wzrostu
Firma może przez pewien czas rozwijać się w oparciu o energię jednej osoby. W pewnym momencie ten model osiąga jednak swoje naturalne ograniczenia.
Doba właściciela nadal ma 24 godziny.
Jeżeli przedsiębiorstwo ma rosnąć dalej, część odpowiedzialności musi zostać przekazana innym ludziom.
Pierwszy dobry menedżer może być więc jednym z najważniejszych etapów przejścia od małej firmy do prawdziwej organizacji.
