Rosnąca sprzedaż zwykle kojarzy się z sukcesem. Więcej klientów, większa liczba zamówień i coraz wyższe przychody powinny przecież oznaczać również większy zysk. W praktyce nie zawsze tak jest. Wiele firm dochodzi do momentu, w którym obroty rosną bardzo szybko, a właściciel pod koniec miesiąca zastanawia się, dlaczego na koncie wcale nie zostało więcej pieniędzy.
Powód jest prosty: wzrost firmy niemal zawsze generuje dodatkowe koszty. Problem zaczyna się wtedy, kiedy rosną one szybciej niż przychody.
Większa sprzedaż nie musi oznaczać większej rentowności
Najważniejszym błędem jest patrzenie wyłącznie na obrót. Przedsiębiorstwo może sprzedawać coraz więcej, jednocześnie realizując dużą część zamówień na bardzo niskiej marży.
Wyobraźmy sobie firmę, która zwiększyła miesięczną sprzedaż ze 100 do 150 tys. zł. Na pierwszy rzut oka wzrost o 50 proc. wygląda znakomicie. Jeżeli jednak zdobycie dodatkowych klientów wymagało dużych rabatów, droższej reklamy i zatrudnienia kolejnych osób, rzeczywisty zysk może pozostać praktycznie bez zmian.
Dlatego warto śledzić nie tylko przychód, lecz również marżę na poszczególnych produktach, usługach i grupach klientów.
Czasami okazuje się, że najlepiej sprzedający się produkt wcale nie jest najbardziej opłacalny.
Koszty rosną po trochu
W małej firmie wiele wydatków jest łatwych do zauważenia. Właściciel wie, ile płaci za biuro, księgowość, reklamę czy wynagrodzenia.
Wraz ze wzrostem działalności sytuacja się komplikuje. Pojawiają się kolejne abonamenty, narzędzia informatyczne, samochody, magazyny, usługi zewnętrzne i stanowiska pracy.
Każdy pojedynczy koszt może wydawać się niewielki. Problem pojawia się, gdy takich wydatków są dziesiątki.
Firma płaci kilkaset złotych za jeden program, kilkaset za drugi, kilka tysięcy za niewykorzystywaną powierzchnię magazynową i kolejne kwoty za usługi, których nikt od dawna nie analizował.
Raz na kilka miesięcy warto więc przeprowadzić prosty przegląd kosztów.
Nie chodzi o cięcie wszystkiego, co możliwe, lecz o odpowiedź na pytanie: czy dany wydatek rzeczywiście pomaga firmie zarabiać lub działać sprawniej?
Nadmierne rabaty potrafią zjadać marżę
Rabaty są jednym z najłatwiejszych sposobów zdobywania klientów. Niestety równie łatwo można się od nich uzależnić.
Jeżeli handlowcy regularnie obniżają ceny o 10 czy 15 proc., przedsiębiorstwo może bardzo szybko zwiększać sprzedaż, ale jednocześnie stopniowo tracić rentowność.
Szczególnie niebezpieczne jest przyznawanie rabatów bez analizy kosztów.
Obniżenie ceny produktu o 10 proc. nie oznacza automatycznie obniżenia zysku również o 10 proc. Przy niskiej marży może oznaczać utratę większości zysku na danej transakcji.
Dlatego polityka rabatowa powinna mieć określone zasady. Handlowiec musi wiedzieć, do jakiego poziomu może zejść z ceną i kiedy potrzebna jest dodatkowa zgoda.
Nie każdy klient jest tak samo opłacalny
Duży klient często robi wrażenie. Zamawia dużo, generuje wysoki obrót i odpowiada za znaczną część sprzedaży.
Może jednak jednocześnie wymagać bardzo długich terminów płatności, częstych zmian zamówień, indywidualnej obsługi, specjalnych dostaw i wysokich rabatów.
Po uwzględnieniu wszystkich kosztów okazuje się czasami, że mniejszy klient pozostawia firmie więcej realnego zysku.
Dlatego warto analizować rentowność nie tylko produktów, ale również klientów.
Może się okazać, że część kontrahentów wymaga renegocjacji warunków współpracy.
Zapasy również kosztują
Towar znajdujący się w magazynie może wyglądać jak majątek firmy, ale jest również zamrożonym kapitałem.
Jeżeli przedsiębiorstwo kupuje zbyt dużo produktów, pieniądze pozostają w zapasach zamiast być dostępne na bieżącą działalność.
Dochodzi również koszt powierzchni magazynowej, ubezpieczenia, obsługi oraz ryzyko przeterminowania albo utraty wartości towaru.
Problem bywa szczególnie widoczny w firmach, które rozwijają ofertę produktową. Każdy nowy produkt wymaga określonego stanu magazynowego, a liczba indeksów szybko rośnie.
Po pewnym czasie może się okazać, że znaczna część magazynu składa się z rzeczy sprzedających się kilka razy w roku.
Rosnąca firma potrzebuje innych wskaźników
Na początku działalności właściciel często potrafi ocenić sytuację firmy intuicyjnie. Widzi liczbę zamówień, zna większość klientów i doskonale wie, jakie są najważniejsze koszty.
Przy większej skali intuicja przestaje wystarczać.
Warto zacząć regularnie analizować między innymi marżę, rentowność klientów, koszty pozyskania sprzedaży, poziom zapasów, należności oraz przepływy pieniężne.
Nie potrzeba do tego ogromnego systemu raportowego. Czasem wystarczy kilka dobrze dobranych wskaźników aktualizowanych co miesiąc.
Wzrost powinien być kontrolowany
Największym wyzwaniem w biznesie nie zawsze jest zdobycie nowych klientów. Czasami znacznie trudniejsze okazuje się utrzymanie rentowności w czasie szybkiego rozwoju.
Firma może rosnąć, zatrudniać pracowników i zwiększać sprzedaż, a mimo to stopniowo tracić finansową stabilność.
Dlatego dobry przedsiębiorca powinien od czasu do czasu oderwać się od samego obrotu i zadać prostsze pytanie: ile naprawdę zarabiamy na tym, co robimy?
