Prokrastynacja często bywa mylona z lenistwem. Tymczasem osoba, która odkłada ważne zadanie, wcale nie musi unikać wysiłku. Nierzadko w tym samym czasie sprząta mieszkanie, odpowiada na wiadomości, porządkuje dokumenty albo zajmuje się innymi obowiązkami. Problem polega na tym, że omija właśnie tę jedną rzecz, którą naprawdę powinna zrobić. Odkładanie daje chwilową ulgę, ale później zwykle wraca ze zdwojoną siłą w postaci stresu, poczucia winy i presji czasu. Żeby przerwać ten schemat, warto najpierw zrozumieć, co naprawdę stoi za prokrastynacją.
Prokrastynacja nie zawsze oznacza brak motywacji
Najłatwiej powiedzieć sobie: „po prostu mi się nie chce”. Taka odpowiedź niewiele jednak wyjaśnia. Możemy przecież bardzo chcieć zdać egzamin, zakończyć projekt, zmienić pracę czy uporządkować finanse, a mimo to przez kolejne dni unikać działania.
Często problemem nie jest brak celu, lecz emocje związane z zadaniem. Może ono wydawać się trudne, niejasne, nudne albo obciążone ryzykiem porażki. Czasami wystarczy samo wyobrażenie sobie pracy, aby pojawiło się napięcie.
Wtedy umysł szuka czegoś przyjemniejszego lub łatwiejszego. Sprawdzenie telefonu, obejrzenie filmu czy wykonanie mało istotnego obowiązku przynosi natychmiastową ulgę. Zadanie nie znika, ale na chwilę znika związany z nim dyskomfort.
I właśnie ta ulga sprawia, że odkładanie może stać się nawykiem.
Im większe zadanie, tym łatwiej go unikać
„Muszę napisać pracę”, „muszę znaleźć nową pracę”, „muszę zrobić remont” albo „muszę uporządkować wszystkie dokumenty” brzmią jak ogromne przedsięwzięcia.
Problem polega na tym, że trudno zacząć coś, czego początek nie jest jasno określony.
Znacznie łatwiej wykonać konkretną czynność: otworzyć dokument i przygotować trzy nagłówki, znaleźć pięć ofert pracy, zmierzyć ścianę albo posegregować jedną szufladę.
Im bardziej ogólny cel, tym więcej decyzji trzeba podjąć przed rozpoczęciem działania. Każda z nich zwiększa obciążenie i daje kolejny powód, aby odłożyć sprawę.
Dlatego jednym z najprostszych sposobów na ograniczenie prokrastynacji jest zamiana dużego zadania na serię bardzo konkretnych kroków.
Perfekcjonizm potrafi skutecznie blokować działanie
Odkładanie często pojawia się u osób, którym bardzo zależy na wyniku.
Jeżeli chcemy zrobić coś idealnie, rozpoczęcie pracy może wydawać się ryzykowne. Dopóki zadanie istnieje tylko w głowie, nadal może być perfekcyjne. Kiedy zaczynamy pisać, projektować albo działać, szybko okazuje się, że pierwsza wersja nie spełnia wszystkich oczekiwań.
W takiej sytuacji odkładanie pozwala chwilowo uniknąć konfrontacji z własnymi niedoskonałościami.
Pomaga zmiana założenia: pierwsza wersja nie musi być dobra, ma po prostu istnieć.
Tekst można poprawić. Projekt można zmienić. Prezentację można dopracować. Znacznie trudniej poprawić coś, co nigdy nie zostało rozpoczęte.
Strach przed porażką i strach przed sukcesem
Niektóre zadania mają dla nas większe znaczenie niż inne. Wysłanie CV do wymarzonej firmy, rozpoczęcie działalności, zapisanie się na studia czy pokazanie komuś własnego projektu wiąże się z możliwością oceny.
Dopóki nic nie robimy, możemy mówić sobie, że „gdybyśmy naprawdę spróbowali, pewnie by się udało”. Rozpoczęcie działania odbiera tę bezpieczną możliwość.
Odkładanie staje się wtedy sposobem ochrony samooceny.
Paradoksalnie niektórzy obawiają się również powodzenia. Sukces może oznaczać większą odpowiedzialność, zmianę stylu życia, nowe oczekiwania albo konieczność wejścia w nieznane środowisko.
Dlatego czasami warto zadać sobie nie tylko pytanie „czego się boję, jeśli mi się nie uda?”, ale również „co się zmieni, jeśli rzeczywiście mi się uda?”.
Motywacja często pojawia się dopiero po rozpoczęciu
Wiele osób czeka na moment, w którym poczuje odpowiedni przypływ energii. Problem w tym, że motywacja jest zmienna i trudno planować życie wyłącznie na podstawie nastroju.
Często działa odwrotny mechanizm: najpierw zaczynamy, a dopiero później pojawia się zaangażowanie.
Najtrudniejsze może być pierwsze kilka minut. Po otwarciu dokumentu, przygotowaniu stanowiska albo wykonaniu pierwszego telefonu zadanie przestaje być abstrakcyjne.
Dlatego skuteczniejsze od postanowienia „dzisiaj będę nad tym pracował trzy godziny” może być założenie „usiądę do tego na dziesięć minut”.
Po dziesięciu minutach można skończyć. Bardzo często jednak okazuje się, że skoro już zaczęliśmy, łatwiej pracować dalej.
Usuń przeszkody zanim pojawi się pokusa
Silna wola nie jest nieskończonym zasobem. Jeżeli podczas pracy telefon leży obok, każda wiadomość czy powiadomienie staje się okazją do przerwania zadania.
Dlatego warto tak przygotować otoczenie, aby najłatwiejszą czynnością było właśnie rozpoczęcie pracy.
Można wyłączyć powiadomienia, zamknąć niepotrzebne karty w przeglądarce, zostawić telefon w innym pomieszczeniu albo wcześniej przygotować wszystkie materiały potrzebne do zadania.
Ta sama zasada działa w drugą stronę. Jeżeli chcemy rano ćwiczyć, warto przygotować ubrania poprzedniego wieczoru. Jeżeli chcemy czytać, książka powinna leżeć w widocznym miejscu, a nie na najwyższej półce.
Drobne zmiany w otoczeniu mogą mieć większy wpływ na zachowanie niż kolejne obietnice składane samemu sobie.
Nie planuj dnia tak, jakby nic nie mogło się wydarzyć
Jednym z powodów ciągłego poczucia zaległości jest zbyt ambitne planowanie.
Na kartce możemy rozpisać osiem godzin idealnie produktywnej pracy. W rzeczywistości pojawiają się telefony, spotkania, zmęczenie, nieprzewidziane problemy i zwykłe przerwy.
Kiedy każdego dnia wykonujemy tylko połowę planu, zaczynamy mieć wrażenie, że jesteśmy nieskuteczni. Następnego dnia tworzymy jeszcze bardziej ambitną listę, próbując nadrobić poprzednie zaległości.
W ten sposób lista zadań przestaje pomagać, a zaczyna przypominać katalog rzeczy, których nie udało się zrobić.
Lepszym rozwiązaniem jest wybranie jednego lub dwóch naprawdę ważnych zadań i potraktowanie pozostałych jako dodatkowych.
Poczucie winy zwykle nie pomaga
Po kilku godzinach odkładania łatwo zacząć mówić do siebie w bardzo krytyczny sposób: „znowu zmarnowałem dzień”, „nigdy niczego nie kończę”, „wszyscy potrafią się zmobilizować, tylko ja nie”.
Taki wewnętrzny monolog rzadko zwiększa produktywność. Znacznie częściej powoduje kolejne napięcie, którego znów próbujemy uniknąć.
Warto oddzielić zachowanie od oceny siebie.
Można powiedzieć: „od dwóch godzin unikam tego zadania” zamiast „jestem beznadziejnie niezorganizowany”. Pierwsze zdanie opisuje sytuację, którą da się zmienić. Drugie tworzy ogólną ocenę własnej osoby.
To subtelna różnica, ale bardzo ważna.
Dobrze jest ustalić konkretny moment rozpoczęcia
„Zrobię to jutro” pozostawia bardzo dużo miejsca na kolejne odkładanie.
Znacznie skuteczniejszy jest konkretny plan: „jutro po śniadaniu o 9.00 otwieram dokument i przez 20 minut pracuję nad pierwszą częścią”.
Dzięki temu nie trzeba przez cały dzień zastanawiać się, kiedy właściwie rozpocząć.
Podobnie działa łączenie nowego działania z istniejącym nawykiem. Po porannej kawie można poświęcić kilka minut na naukę języka, po powrocie z pracy zrobić krótki trening, a przed wieczornym oglądaniem serialu uporządkować jedną sprawę administracyjną.
Im mniej decyzji trzeba podejmować w danym momencie, tym łatwiej rozpocząć działanie.
Nie każda zwłoka jest prokrastynacją
Czasami odłożenie zadania jest rozsądną decyzją.
Jeżeli jesteśmy wyczerpani, brakuje nam potrzebnych informacji albo pojawiła się ważniejsza sprawa, przesunięcie terminu może być racjonalne. Problem zaczyna się wtedy, gdy odkładamy coś wielokrotnie mimo świadomości, że będzie to miało negatywne konsekwencje.
Warto więc odróżniać świadome przełożenie zadania od automatycznego unikania.
W pierwszym przypadku podejmujemy decyzję: „zrobię to w środę, ponieważ dziś muszę zakończyć coś pilniejszego”. W drugim jedynie przesuwamy sprawę z dnia na dzień bez nowego planu.
Najważniejszy jest następny krok
Walka z prokrastynacją nie wymaga nagłej przemiany w człowieka, który od rana do wieczora działa z żelazną dyscypliną.
Znacznie skuteczniejsze jest nauczenie się szybkiego rozpoznawania momentu, w którym zaczynamy unikać zadania.
Zamiast pytać „jak zmuszę się do wykonania tego wszystkiego?”, można zapytać: „jaki jest najmniejszy konkretny krok, który mogę zrobić teraz?”.
Czasami będzie nim napisanie pierwszego zdania. Innym razem wykonanie jednego telefonu, otwarcie formularza albo przygotowanie dokumentów.
To może wydawać się zbyt małe, żeby miało znaczenie. W praktyce właśnie rozpoczęcie najczęściej rozbija największą barierę.
Prokrastynacja żywi się bowiem wyobrażeniem o wielkim, trudnym zadaniu, które trzeba wykonać w całości. Kiedy zamieniamy je na prostą czynność możliwą do wykonania w ciągu kilku minut, przestaje wyglądać aż tak groźnie. I bardzo często okazuje się, że najtrudniejszą częścią całej pracy rzeczywiście było tylko rozpoczęcie.
