Idealny magazyn z punktu widzenia kosztów zapasów byłby niemal pusty. Produkt pojawiałby się dokładnie wtedy, gdy klient chce go kupić, i od razu opuszczał magazyn. Nie trzeba byłoby finansować zapasu, wynajmować dużej powierzchni ani martwić się towarem, który przez miesiące nie znajduje nabywcy.
Rzeczywistość jest jednak znacznie mniej przewidywalna. Dostawy się opóźniają, sprzedaż nagle rośnie, fabryka ma awarię, transport morski trwa dłużej niż zakładano, a klient nadal oczekuje dostępności produktu. Dlatego zapas, mimo że kosztowny, pełni w logistyce bardzo ważną funkcję.
Zapas chroni przed niepewnością
Jeśli firma dokładnie wiedziałaby, ile produktów sprzeda każdego dnia i kiedy każda dostawa dotrze do magazynu, zarządzanie zapasami byłoby stosunkowo proste.
Problem polega na tym, że przyszłość nigdy nie jest całkowicie przewidywalna.
Popyt może nagle wzrosnąć po zmianie pogody, kampanii marketingowej albo działaniu konkurencji. Dostawca może mieć problemy produkcyjne, a transport może utknąć z powodu zdarzeń niezależnych od przedsiębiorstwa.
Zapas bezpieczeństwa pozwala przetrwać część takich zakłóceń bez natychmiastowego zatrzymania sprzedaży.
Brak produktu również kosztuje
Firma może ograniczyć magazyn do minimum, ale wtedy rośnie ryzyko sytuacji, w której klient chce kupić towar, a produktu nie ma.
W sklepie internetowym klient może po prostu przejść do konkurencji. W zakładzie produkcyjnym brak jednego komponentu może natomiast zatrzymać całą linię.
Koszt braku zapasu bywa więc znacznie większy niż sam koszt magazynowania.
Dlatego celem nie jest maksymalne ograniczenie stanów magazynowych, lecz znalezienie poziomu, który równoważy oba rodzaje ryzyka.
Nadmierny zapas także jest problemem
Towar znajdujący się w magazynie nie jest darmowy.
Firma musiała go kupić lub wyprodukować, a pieniądze pozostają w nim zamrożone do momentu sprzedaży. Potrzebna jest również powierzchnia magazynowa, obsługa i ubezpieczenie.
W przypadku żywności, kosmetyków czy leków pojawia się ryzyko utraty terminu przydatności. Elektronika może szybko się starzeć, a odzież przestać odpowiadać trendom.
Dlatego zapas, który kiedyś miał zabezpieczać firmę, może po pewnym czasie sam stać się problemem.
Prognozowanie popytu pomaga, ale nie przewiduje wszystkiego
Firmy analizują historię sprzedaży, sezonowość, promocje i inne dane, aby przewidzieć przyszłe zapotrzebowanie.
Jeżeli określony produkt sprzedaje się co roku znacznie lepiej przed świętami, można wcześniej zwiększyć jego zapas.
Problem pojawia się przy nowych produktach albo nagłych zmianach rynku. Historia nie zawsze jest dobrym przewodnikiem po przyszłości.
Dlatego prognoza powinna być regularnie aktualizowana, a nie przygotowana raz na cały rok.
Sezonowość wymusza wcześniejsze przygotowania
Niektóre produkty sprzedają się bardzo nierównomiernie.
Sklep ogrodniczy będzie miał zupełnie inne zapotrzebowanie wiosną niż zimą. Sprzedaż zabawek może znacząco wzrosnąć przed Bożym Narodzeniem, a określone części samochodowe będą potrzebne częściej w konkretnych porach roku.
Firma musi zgromadzić część zapasu wcześniej, ponieważ dostawca nie zawsze będzie w stanie zwiększyć produkcję z dnia na dzień.
Magazyn staje się wtedy buforem pomiędzy tempem produkcji a tempem sprzedaży.
Długi czas dostawy zwiększa potrzebę zapasu
Jeżeli dostawca znajduje się kilkadziesiąt kilometrów od magazynu i może dostarczyć produkt następnego dnia, firma może utrzymywać mniejszy zapas.
Jeśli ten sam produkt płynie przez kilka tygodni z innego kontynentu, sytuacja wygląda inaczej.
Zamówienie trzeba złożyć dużo wcześniej, a w czasie transportu rynek może się zmienić.
Im dłuższy i mniej przewidywalny jest czas dostawy, tym większego znaczenia nabiera zapas bezpieczeństwa.
Just in time nie oznacza braku zapasu wszędzie
Koncepcja dostaw dokładnie na czas bywa czasem przedstawiana jako model całkowicie eliminujący magazyny.
W rzeczywistości zapas często po prostu znajduje się w innym miejscu łańcucha. Dostawca musi być gotowy na szybkie realizowanie zamówień, transport powinien działać bardzo sprawnie, a proces produkcyjny musi być dobrze zsynchronizowany.
System może działać doskonale w stabilnych warunkach, ale jest bardziej wrażliwy na część zakłóceń.
Dlatego wiele przedsiębiorstw po doświadczeniach związanych z przerwami w globalnych dostawach zaczęło ponownie analizować, jak duży bufor rzeczywiście jest potrzebny.
Nie wszystkie produkty powinny być traktowane tak samo
Towar sprzedawany codziennie w dużych ilościach wymaga innego podejścia niż produkt zamawiany kilka razy w roku.
Dlatego firmy dzielą asortyment według znaczenia, wartości i częstotliwości sprzedaży.
Najważniejsze produkty mogą być kontrolowane znacznie dokładniej, natomiast w przypadku tanich i łatwo dostępnych artykułów bardziej opłacalne może być utrzymywanie nieco większego zapasu.
Próba zastosowania jednej zasady do całego asortymentu zwykle prowadzi do złych rezultatów.
Dobry zapas nie jest ani duży, ani mały
Najlepiej zarządzany magazyn nie musi być najbardziej pusty.
Może przechowywać dokładnie tyle towaru, ile wynika z ryzyka, czasu dostaw i oczekiwanego popytu. To oczywiście łatwiejsze do powiedzenia niż wykonania, dlatego zarządzanie zapasami pozostaje jednym z najważniejszych obszarów logistyki.
Zbyt wiele produktów oznacza niepotrzebne koszty. Zbyt mało – ryzyko utraty sprzedaży albo zatrzymania produkcji.
Cała sztuka polega na znalezieniu punktu pomiędzy tymi skrajnościami. I właśnie dlatego magazyn, mimo rozwoju szybkiego transportu i coraz lepszych systemów informatycznych, nadal pozostaje jednym z podstawowych zabezpieczeń całego łańcucha dostaw.
